みなさま、お元気ですか。アベ(@brAin_1980)です。
8/3(金)仕事終業後に、井ノ上陽一さんのセミナーに参加してきました。
その名も、『タスク管理塾』！！
井ノ上さんのWebサイトはこちら↓
 | EX-IT EXCEL・ITによる効率化、仕事術、税金・会計に関する記事を井ノ上陽一が毎日更新します。 ... |
「タスク管理」というテーマは、東ラ研分科会とかでしか扱っていないものだと思った(笑)ので、スケジュール調整のうえで飛びついてみることにしました。
参加者5名で気軽に発言できた
少人数、いいですね。
元々の募集が確か7名。テーブルも「塾」というからいわゆるスクール形式化と思いきや、ロの字で輪になっていたので、他の方の顔も見えて良かったです。
テーマ: タスク管理がうまくいかない8つの理由
塾の先生(=井ノ上さん)が話していたコトは、ざっくり省略させていただいて…っと(←興味のある方は、また9/6(木)にあるみたいですよ)。
ってすると、少し残念な感じなので、だいたい以下の記事をベースに、視点を変えたり直近のアレンジを踏まえた説明がありました(←主観)。
 | ≪タスク管理塾≫開催します〜タスク管理でツール以前に大事な8つのこと〜 » EX-IT |
タスク管理をする理由について考えてみた
先生の話を聞きながら、結構いろいろと『タスク管理』に対する考えが違うなぁと思いました。
何が違うのだろうと、セミナー明けの昨日考えてました。
おそらく管理する理由の主たるところが違うのでは、と思い至ったので、以下に記します。
目的1: リマインダとして
管理をすると、なんかかしらの形でリスト化するコトになります。人によって紙の手帳だったりWORDだったりクラウドツールだったりするでしょう。
そして、それを参照した時(またはアラームを受け取った時)に
「あ、これやるんだった」
となるのです。
やるべきコトを漏らさない。適切なタイミングで思い出す。
これはまさに、タスクを管理するうえで重要な目的ですね。
目的2: 時間見積もりとして
タスクを並べるだけでは、管理しているとは言えません。
タスクを洗い出した後、私が次にすることは「どれくらいかかるのかを見積もる」コトです。
コレをしなければ、そもそもそのタスクが「時間的に実行可能かどうか」が分かりません。
※他にも、場所だったり他者だったりいろいろな条件や状況(コンテキストと言ったりしますね)があるかと思いますが、ここでは時間についてだけ書いておきます。
見積もることで、その日にできるのかであったり、他のコトがもっとできるのかが分かるようになります。
私の考えでは、見積もりの威力は「ルーチンタスク」に対してこそ発揮すると思います。
日常何気なく実行している習慣や決まり事に、どれだけの時間がかかっているかを把握するコトは、自分の自由に使える時間を捉えるコトに直結します。
なぜ、そう感じたのか
上記2点を考えたとき、先生は目的1が強く、私は2が強いと思いました。もちろんどちらも重要なことではあるのですが、どちらかと言えば、という話です。
移動時間をタスク化するかしないかの話があったのですが、先生はしない派、私はする派でした。
先生の場合、次にあるタスク(またはスケジュール)がある場合、移動するというコト自体を忘れることは無く、だいたい○分くらいかかるというコトが分かるというコトでした。
私は、移動にかかる時間が分からないと、直前タスクをどれくらい実行できるのかが分からなくなってしまうので、見積もりに入れておかないと不安になる質です。
爪切りをタスク化するかという話もありました。これも一緒ですね。
手元を見れば、リスト化(タスク管理の中に入れる)コトをしなくとも、思い出すコトはできますが、それができるかどうかは、私の場合は別問題となってきます。(←単純に、詰め込みすぎているとも言えるのですが……)
2点に絞って議論すると、こんな感じです。
実際には、先生の場合だと移動はだいぶ前もって移動し、近くのカフェなどでMACで作業したりするそうなので、あまり細かく見積もる必要が無い、という要素もありました。
私も、例えば面倒くさい掃除など、「リストで目に見えないとやらない」など、その作業に対する動機付け、モチベーションとしての要素もあると思っています。
まとめ
目的が違うと、管理の仕方も変わってくるものだなと思いました。
今回のセミナーでは、そうした視点の違いを見つけることができ、また自分の管理を見直すキッカケとなりました。
こういうことは、自分の管理もそうですが、他の人にタスク管理を説明し広めるときに必要な事柄でもあると思います。
何事も多面的に捉えるのは大事なことですからね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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